Lisboa em boas mãos

Arrumar a Casa

Objectivos: - Arrumar a Casa
- Revitalizar a Cidade

“Considero que o primeiro é meio caminho andado para atingir o segundo.“

Casa: - CML

- Empresas Municipais

Empresas Municipais – Principais Problemas:

- Foram criadas à imagem e semelhança da CML.

- Não eliminaram serviços municipais.

- Não implementaram nem modelos de gestão nem dinâmicas de actuação que se aproximassem das do sector empresarial privado.

“Considero que a CML não aproveitou a criação das empresas como oportunidades de fazer emagrecer a organização e que com a criação da maioria destas empresas se obteve mais custos que benefícios”.

CML – Principais Problemas:
- “Cultura Organizacional”

- Poder de absorção da organização

- Tipo de estrutura

“O facto da estrutura estar organizada por áreas funcionais sem que haja uma coordenação comum, está desde logo na origem duma série de disfunções que só por si já garantem a ineficácia da organização.”

- A última reestruturação e a forma como foi efectuadas

“Ao manter a opção de organização por áreas funcionais a exemplo das anteriores estruturas, acabou por não ser mais do que um “baralhar e dar de novo”. Para além disso foi realizada demasiado à pressa pelo que em termos de distribuições de funções aumentaram as omissões e as duplicações. O facto de não ter havido um período de implementação (a reestruturação entrou em vigor no próprio dia em que foi publicada e foi publicada com data retroactiva) levou a que não houvesse tempo para ser interiorizada, havendo serviços que três anos decorridos ainda não perceberam qual o seu papel na organização.“

- Incompetência do “aconselhamento” técnico

“Pela primeira vez os responsáveis políticos optaram por ser assessorados quase exclusivamente por pessoas externas à organização, na sua maioria sem experiência autárquica e sem conhecimentos específicos nas matérias que assessoram, o que dificultou a articulação com os serviços e a qualidade das suas decisões.“

- Inversão da pirâmide na estrutura hierárquica

“Era usual que os responsáveis político escolherem para os lugares de chefia os melhores técnicos existentes nos serviços. Não é linear que bons técnicos dêem boas chefias, mas é certo que em termos de conhecimentos a pirâmide hierárquica era formada por: muito competentes, competentes, executantes, estando os primeiros instalados no pico. Pela primeira vez houve grande renovação nas chefias com a mudança de responsáveis políticos, o que por si só poderia não ser mau, sucede porém que a maior parte das novas chefias não possuíam experiência autárquica e foram colocados na gestão de áreas completamente desfasadas da sua área de formação o que levou a uma inversão da pirâmide. Isto prejudicou bastante a eficiência da CML, deixou tecnicamente desenquadrados os funcionários e constituiu mais um factor de desmotivação para os competentes que lhe ficaram subordinados.”

- Desmotivação generalizada.

“Dado haver muito poucos factores que possam ser utilizados como instrumentos de motivação, a desmotivação é uma presença constante na organização. Esta situação agravou-se ainda mais com a última câmara devido à postura com que entrou, ao insucesso da reestruturação e aos aspectos anteriormente referidos sobre a última gestão autárquica.”

- “Cada técnico é uma câmara”

“A falta de normas formais para apreciação dos procedimentos torna os critérios municipais extremamente dependentes dos critérios individuais e, nem mesmo estes parecem ser muito coerentes ou consistentes. Esta situação agravou-se ainda mais na última câmara por ter reduzido o enquadramento técnico efectuado pelas chefias.”

- Falta de gestão de recursos humanos

“Não é conhecido nenhum sistema de gestão de recursos humanos. Nunca transpareceu a preocupação de adequar o número de funcionários às atribuições dos núcleos funcionais, de estudar o volume de trabalho entrado para cada um deles, a sua produtividade ou a dos seus funcionários.”

CML – Aspectos relevantes para “Arrumação da Casa”:

1) É necessário procurar conhecer a Casa
Conhecer: - a estrutura:

· as atribuições

· o enquadramento legal das atribuições

· os procedimentos implementados e os circuitos de instrução correspondentes

· os recursos humanos afectos

· a cultura da organização”

· o sentir dos funcionários

· o sentir dos “detentores de interesses”, representados por Juntas de Freguesias ou Associações.

· os principais problemas

2) Preparar a “Arrumação”
Definir o objectivo

· Estudar os percursos de instrução de procedimentos mais curtos possível, tendo em conta a componente legal

§ - Estudar o enquadramento legal de forma a definir critérios de apreciação, normas de procedimento e descritivos de funções que possam nortear a actuação de quem desempenha o mesmo tipo de tarefa.

§ - Estudar a forma de reduzir ao máximo o número de processos entrados

§ - Estudar a forma de reduzir ao máximo os movimentos de documentação

§ - Estudar modelos para informações e minutas para documentos a produzir

§ - Estudar a forma de enquadrar as urgências sem prejudicar o ritmo de instrução dos procedimentos normais

§ - Estudar as aplicações informáticas existentes, forma de aperfeiçoamento e viabilidade de interligação

“Transformar a CML numa organização eficaz e eficiente” parece-me ser o mais ambicioso dos objectivos a alcançar com a “arrumação”..

A redução dos percursos de instrução dos procedimentos, do número de processos e dos movimentos de documentação assim como o enquadramento das urgências e a evolução das aplicações informáticas ajudarão a tornar a CML mais eficaz.

A implementação de critérios de apreciação e a elaboração de normas de procedimento ajudarão a CML a ser mais eficiente.

Os modelos para elaboração de informações e as minutas para produção de documentos poderão contribuir para ambas”.

3) “Arrumação” -
· Implementar as alterações e metodologias aconselhadas pelo trabalho preparatório.

· - Informatizar todos os circuitos de instrução de procedimentos considerando todas as opções possíveis, de forma a obter um instrumento de gestão eficaz.

· - Automatizar as tarefas que possam dispensar intervenção humana

· - Disponibilizar automaticamente e duma forma generalizada os modelos e minutas para produção de documentação.

· - Desenhar uma nova estrutura para a CML, que tenha em conta todo o trabalho de estudo e organização anteriormente desenvolvido, que tente fazer corresponder núcleos orgânicos a circuitos de instrução de procedimentos, que seja simultaneamente abrangente (de forma a não haver procedimentos que não estejam enquadrados em qualquer serviço) e restritiva (de forma a que não haja sobreposições indesejáveis).

· - Elaborar Projecto de Implementação e estabelecer prazo de implementação.

4) Implementação da “Arrumação”-
Formar os funcionários sobre a nova estrutura

· - Realizar sessões de esclarecimento a Juntas de Freguesia e Associações mais representativas

· - Implementar a nova estrutura

· - Estabelecer um período de acompanhamento e apreciação

5) Acompanhamento-
Verificar se os circuitos de apreciação fluem como previsto

· - Verificar a necessidade de proceder a reajustamentos na estrutura

6) Monitorização contínua –
Estabelecer critérios que permitam medir ganhos de eficácia

· - Estabelecer critérios que permitam medir ganhos de eficiência

· - Instalar um observatório

“Este observatório não é mais do que um instrumento de autocrítica permanente (pois esta é a base de toda a evolução) e de procura continuada de soluções que melhorem o desempenho da organização. Consiste basicamente na recolha de informação na aplicação informática relativamente ao número de processos entrados, tipo de processos e ponto de situação de cada um relativamente ao tempo previsto no circuito de instrução, na análise dos elementos recolhidos e na busca de soluções para problemas eventualmente detectados.”

CML – Principais Dificuldades:

- Dificuldade em implementar alterações/inovações

- Dificuldade na motivação dos recursos humanos

CML – Principais Desafios:

- Conseguir envolver os funcionários na “arrumação da casa” e conseguir posicionar a “arrumação” como factor de motivação.

“Na sequência do insucesso duma reestruturação recente os funcionários estarão certamente mais cépticos e mais apáticos, pelo que será de esperar maior dificuldade em os envolver e sobretudo em os motivar com base na “arrumação”.

- Criar mecanismos de gestão que permitam aproximar a dinâmica da organização da do sector empresarial privado.

- Criar mecanismos de gestão facilmente transmissíveis aos sucessores políticos.

“Considero que se se conseguir implementar circuitos de instrução de procedimentos claramente definidos e comuns a todos quantos apreciam o mesmo tipo de procedimento, ser houver normas de instrução e descritivos de funções escritas e efectivamente implementadas em toda organização, se houver uma monitorização contínua da actividade da organização de forma a ser clara a leitura dos ganhos obtidos, se houver uma identificação nítida dos objectivos a atingir, haverá então um “pacote de instrumentos de gestão” que poderá ser transmitido aos representantes da forças políticas que ao longo do tempo venham a ser encarregues de gerir a câmara.“

- Criar uma Cultura Organizacional na verdadeira acepção da palavra que possa sobreviver à rotatividade política.

“Considero que se deveria tentar aproveitar a arrumação da casa para tentar tornar a CML menos exposta aos ventos (ou vendavais) da mudança política. Os valores que vierem a presidir à “arrumação da casa”, as normas que vierem a ser implementadas durante esse período e os comportamentos que vierem a ser incutidos nos funcionários, associados à grande estabilidade da sua permanência na organização poderão vir a criar um novo espírito característico e a fomentar novas crenças de forma a que se possa vir a sentir uma nova cultura organizacional ou, melhor dito, uma cultura organizacional no verdadeiro sentido da expressão.“